Работа с файлове

Файлова система

"Инфрарх облачен офис" надгражда файловата система на сървера ви. Това означава, че не се налага да импортирате данните си, когато инсталирате "Инфрарх облачен офис", и не се налага да ги експортирате, ако решите да използвате друг продукт. Всички съществуващи данни остават на сървера и може да бъдат използвани през "Инфрарх облачен офис" без никакви трансформации. Файловата система е проектирана да бъде проста и надеждна, така че да няма рискове за данните ви.

Качване и сваляне на документи

Документи се качват с обичайния диалог на браузъра, чрез който може да бъдат избрани един или повече файлове. След това може да бъде добавен и коментар към файла. Всеки качен документ се маркира с номер на версията, име на автора му и коментари. Всички стари версии на документа се запазват и може да бъдат свалени, ако е необходимо.

Документи се свалят с двойно натискане с мишката върху реда им в списъка или с единично натискане върху името им.

Файлови операции

Файловите операции се изпълняват по същия начин както във File Explorer с изрязване, копиране и залепване. Със задържане на Ctrl може да се избират по няколко файла или папки. Десният бутон на мишката показва контекстно меню, съдържащо обичайните команди за файлови операции.

Нови документи

Новорегистрираните документи се появяват в списъка със скорошни документи, като най-новите се показват най-отгоре. Всеки файл остава в списъка определен брой дни, който може да бъде променян от администраторите.

Търсене на документи

Когато качвате документи, тяхното съдържание се индексира, така че по-късно да може да бъде намерено. Ключови думи може да бъдат търсени в съдържанието, коментарите или имената на файловете. Командата за търсене работи в текущата папка и нейните подпапки. И работи бързо.

Експортиране на данни

Бутонът за експортиране пакетира текущата папка и всички файлове и папки, които се съдържат в нея, в единичен ZIP файл. Подготовката на архива и изпращането му към потребителя се извършват едновременно, така че не се налага да се чака архивирането да завърши, преди да стартира свалянето. Само последните редакции на файловете се включват в експорта.

Изтриване на файлове

Когато файл бъде изтрит, той не е загубен завинаги. Изтритите данни се преместват в кошчето, откъдето може да бъдат възстановени. Не всички потребители имат права да трият документи и да работят с кошчето.

Следене на документи и папки

Файлове и папки може да бъдат маркирани следени чрез натискане на очертанието на звезда, намиращо се вляво от името им. Така те попадат в списъка със следени данни и с тях може да се работи оттам. По-скоро променяните файлове и папки се намират по-високо в списъка. Тази функция е полезна за проследяване на редакциите на файлове и папки, с които работят и други потребители. Следенето е удобно и като бърза връзка към папки, които се намират на много нива от основната.

Потребители

Нива на достъп

На всеки потребител се присвоява ниво на достъп - гост, потребител, потребител с разширени права и администратор.

Гостите могат да свалят файлове от папките, до които им е даден достъп, но не и да правят модификации на файловата система. Гостите нямат достъп до никакви модули, освен до модула за работа с файлове.

Потребителите могат да свалят и качват файлове, но не могат да извършват всички видове файлови операции - например те нямат достъп до кошчето. По подразбиране потребителите нямат достъп до някои системни модули - например модула за деловодство.

Потребителите с разширени права могат да оперират със системата без ограничения, освен това, че не могат да редактират потребителски профили, да променят системните настройки и да изтриват необратимо файлове.

Администраторите нямат ограничения.

Управление на достъпа

Всеки потребител има достъп до конкретна основна папка (и нейните подпапки). Според функциите на потребителя тази папка може да бъде по-близо до главната за системата или да бъде изолирана.

Според ролята им в организацията потребителите може да бъдат включени в една или повече групи. Потребителите от всяка група имат достъп до конкретни папки, определени чрез групата.

Използването на основна папка и групи позволява гъвкави политики за регулиране на достъпа на потребителите, вариращи от свободни, до много ограничени. При условията на малък екип с открит маниер на работа много потребители може да имат достъп до папки в близост до главната, а единствено достъпът до особено чувствителни данни да се регулира чрез групи. В по-голям екип потребителите може да получават достъп до изолирана основна папка, а достъпът до всякакви други данни да произтича единствено от групите, в които са включени.

Потребителски настройки

Потребителските профили съхраняват информация за собствениците им. Те съдържат данни за контакт като пълно име, телефон, имейл, място на офиса и пр. Потребителите могат да редактират своите профили и да ги поддържат актуални. Те могат също така да променят своята парола, аватар, изглед на системата и предпочитан език, на който да работят със системата.

Деловодство

Регистриране на писма

Възможността да намирате писмата си е критична. За тази цел сканирани входящи и изходящи писма може лесно да бъдат регистрирани в системата. За всяко писмо може да се зададат, редактират и търсят голям брой полета от данни. Това включва входящи и изходящи номера, данни относно изпращача и получателя, съдържание на писмото и пр. Важно поле е темата на писмото, която може да бъде използвана да групира писма, отнасящи се за конкретен договор или дейност. Входящите писма може да бъдат изпращани на потребителите, които трябва да реагират. Това става чрез автоматично генерирано съобщение до тях, съдържащо писмото, задачата и срок за изпълнение.

Търсене на писма

Търсенето на писма в деловодството е изключително гъвкаво и удобно. Зададените полета с данни се индексират при регистриране всяко писмо и в тях може да бъде търсено за име, номер или дума в съдържанието на писмото. На търсенията може да бъде даван разнообразен контекст чрез избиране на тема, година и/или тип на писмото (входящо или изходящо).

Експортиране на кореспонденция

Резултатите от всяко търсене може да бъдат експортирани. При тази операция избраните писма се пакетират в ZIP архив, който може да бъде свален. В архива се включва също така и CSV (comma separated values) файл с описания на писмата, който може да бъде обработван в Excel или подобна програма.

Отчети

Отчетите служат за проследяване на натоварването на екипа. Системата позволява записи за дейността на потребителите да бъдат добавяни бързо и лесно. Въведените записи могат да бъдат разглеждани и анализирани от модула за отчети.

Плащания

Ако желаете, в системата можете да регистрирате входящи и изходящи плащания. Извършените и висящи плащания са маркирани в списъка, за да се виждат лесно. Поддържат се отделни списъци за входящи, изходящи и неизвършени плащания, което прави следенето на висящите плащания надеждно.

За всяко плащане може да бъде регистриран и "контролен лист". Повечето организации имат вътрешна процедура за оторизиране на плащанията и документът, наричан "контролен лист", е окончателният документ за разрешаване на плащането. Ако в организацията няма такава процедура, контролен лист може да не бъде прилаган.

Заповеди

Работа с регистъра

Регистрираните заповеди може да бъдат разглеждани от съответния модул, като това, което потребителите виждат, зависи от нивото им на достъп. Обикновените потребители имат достъп само до заповедите, адресирани лично до тях или до групи, в които са включени. Потребителите с разширени права и администраторите имат достъп до всички заповеди и могат да ги редактират.

Поддържане на регистъра

Регистърът със заповеди се нуждае от нулева поддръжка. След като срокът на всяка заповед изтече, то тя автоматично се премества в архива. Това позволява основният списък да бъде чист и подреден. Ако дадена заповед трябва да бъде отменена, то не е необходимо да бъде трита, а е достатъчно срокът ѝ да бъде сменен с вчерашна дата. Това автоматично ще премести заповедта в архива.

Съобщения

Работа със съобщения

Вътрешната система за изпращане на съобщения е проста и удобна за работа. Потребителите могат да изпращат къси сиъбщения до други потребители или групи от потребители, както и да отговарят до изпращача или всички получатели. При получаване на съобщение се възпроизвежда звук (който може да бъде променян от настройките на системата). Съобщенията може да бъдат маркирани като такива с нормален или висок приоритет и да бъдат търсени по ключова дума.

Прилагане на файлове

Към съобщенията може да се прилагат файлове за преглед от други потребители.

Споделяне на файлове

Създаване на възка за споделяне

Връзки за споделяне на файлове се създават с избиране на файл и натискане на бутона за споделяне. Това генерира и показва връзка с уникален номер, която може да бъде изпратена на лицата, с които искате да бъде споделен файлът. Не е възможно такава връзка да бъде отгатната и по тази причина не се изисква и парола за отварянето ѝ и свалянето на приложения файл. От съображения за сигурност обаче връзките имат определена валидност (която може да бъде настройвана и променяна) и автоматично се изтриват след изтичането ѝ.

Управление на връзките

Всички връзки за споделяне са включени в списък, откъдето може да бъдат разглеждани и манипулирани. В списъка се показва идентификатора на връзката, името и папката на файла за сваляне, лицето създало връзката и датата на създаване. В допълнение се показва и броят посещения на връзката от лица, които не са включени в системата. Ако се окаже, че лицето, за което е предназначен даден файл, не го е свалило в очаквания срок, то валидността на връзките за споделяне може да бъде подновена. Ако пък дадена връзка повече не е нужна, то тя може да бъде изтрита и ръчно.

Системни настройки

Достъп до настройките

Само потребители с ниво ADMIN имат достъп до панела с настройки. Възможно е да бъде въведено и допълнителното ограничение администраторът да може да променя настройки само ако се свързва със системата от IP адрес от локалната мрежа. Ако ограничението е въведено, то администраторите ще могат единствено да разглеждат настройките, но не и да ги редактират, ако се свързват от външен за мрежата IP адрес.

Директории

Този раздел показва пътя до основните директории с данни на системата, както и мястото, заето от данните, и свободното място на диска. От съображения за сигурност тези директории не може да бъдат редактирани през системата, а единствено от сървера.

Сървер

Разделът дава информация за сървера и по-специално неговите публичен и частен IP адрес, свободната и заета памет, както и версиите на уебсървера и виртуалната машина на Java.

Сигурност

Най-важните настройки за сигурност са проверките за IP адрес на администратора и на потребителите. Както е описано по-горе, ако проверката за IP адрес на администратора е включена, то промени в настройките може да се правят само от локалната мрежа. Ако проверката за IP адрес на потребителите е включена, то в системата ще могат да влизат само потребители с адреси от локалната мрежа или от външни адреси, които са включени в списъка с позволени адреси. Така една отворена и нискорискова система може да работи с деактивирана проверка за адрес на потребителите, което би им дало удобството да влизат без ограничения. Ако пък е необходима по-сигурна среда, то проверката може да бъде активирана и да бъде въведена политика при какви условия (и дали) да бъде разрешаван достъп от външни IP адреси.

Ако проверката за IP адрес на потребителите е деактивирана, то има смисъл да се зададае забавяне при неуспешно влизане в системата от няколко секунди. Това би направило атаките с отгатване на пароли сравнително по-сложни, както и да даде възможност на администраторите да регистрират проблема и да реагират.

Визуализация

Да изглеждаш добре е толкова важно, както и да работиш добре. Този раздел позволява видът на системата да бъде променен в съответствие с визуалната идентичност на вашата организация. Може да бъдат зададени лого, име на организацията, уебстраница и заглавие на публичните страници от системата. Такива страници са връзките за споделяне на файлове и страницата за влизане. Цялата цветова схема заедно с шрифтове, рамки и пр. може да бъде променена чрез редакция на CSS (cascading style sheet) файловете.

Модули

Организациите са различни и нуждите им също се различават. Ако някой от модулите не е необходим в дадена среда, то той може да бъде деактивиран. Това няма да изтрие по-рано въведени данни, ако такива има, и модулът може по-късно да бъде отново активиран.

Архивиране

Системата може да бъде настроена автоматично да архивира потребителските данни и системните настройки. Може да бъдат настройвани различни параметри, като брой архиви, които да се пазят, начален час на архивирането, брой дни между архивиранията.

Други

Може да бъдат настройвани и редица други параметри на системата, като например език по подразбиране, максимални размери на файлове, брой дни за пазене не връзки за споделяне и пр.

Други възможности

Дневник

Системата пази подробен дневник с действията на потребителите. Дневникът може удобно да бъде разглеждан и анализиран.